Referat af bestyrelsesmøde d.7.maj 2026

Referat – RR møde

Dato: 7. maj 2026
Varighed: ca. 2 t 43 min

Deltagere

• Erik Wendelboe Nielsen
• Ole Hviid
• Søren Fruensgaard
• Rasmus Larsen
• Hans Christian Lindhardt

1. Vandrepokal og skilte

• Vandrepokalen er fyldt – ingen plads til flere navne.
• Der etableres en ny sokkel med plads til 34 nye skilte, hvilket sikrer kapacitet mange år frem.
• Beslutning:
  • Der laves 2 nye skilte (Ét til Henrik Kjær + ét til næste års modtager).
  • Søren undersøger leverandør og bestiller (forventet leveringstid ca. 1 måned).
• Navnevalg: “Henrik Kjær” anvendes (ikke fulde navn).

2. Årets medlem

• Erik foreslår Per Thomsen som årets medlem.
• Begrundelse: Mangeårigt medlem og stor indsats for klubben.
• Beslutning: Opbakning til indstillingen.

3. Betalinger og udlæg

• Generelt er forudbetaling af arrangementer normal praksis.
• Henrik og Marianne:
  • Har haft udlæg (bl.a. depositum på aktiviteter).
  • Der er opstået udfordringer med tilbagebetaling, da penge blev sendt til forkert konto.
• Beslutning / holdning:
  • Klubben støtter, at Marianne får sine udlæg dækket.
  • Økonomien omkring deres udlæg håndteres videre.

4. Økonomi (overordnet)

• Rallykonto saldo: ca. 196.800 kr., hvoraf noget er disponeret.
• Der arbejdes med:
  • Budgetbalance (ingen underskud må budgetteres).
  • Annonceindtægter (usikre – behov for flere annoncører).
• Vigtige pointer:
  • Arrangementer bør balancere økonomisk.
  • Eventuelle overskud bør tilfalde klubben (ikke enkeltpersoner).

5. Brug af klubkonto (centralt punkt)

• Der har været uenighed om:
  • Privatkonti vs. klubkonto til arrangementer.
• Konkret problem:
  • Personlige betalinger (fx fra Henrik) giver ingen kontrol for klubben.
• Risici ved privatkonti:
  • Dødsfald
  • Konkurs
  • Manglende adgang til midler
• Beslutning (meget vigtig):
  ✅ Fremover skal arrangementer køre via klubbens særskilte konto (rallykonto).
• Implementering:
  • Besluttes af bestyrelsen nu.
  • Informeres til medlemmer.
  • Kan tages op på næste generalforsamling (evt. indsigelser).

6. Generalforsamling og dagsorden

• Dagsorden gennemgås og opdateres løbende.
• Punkt om brug af klubkonto:
  • Tages som orientering/evt. punkt.
  • Kan formelt behandles senere.

7. Medlemmer og kontingent

• Fald i medlemstal (ca. -20 medlemmer).
• Bekymring for højt kontingent som årsag.
• Forslag:
  • Ny model med lavere dansk medlemskab (~675 kr.).
  • Opdeling mellem dansk og engelsk medlemskab.
• Beslutning:
  • Model fremlægges på generalforsamling.
  • Endelig beslutning tages her.

8. Aktiviteter og rekruttering

• Behov for:
  • Flere synlige aktiviteter
  • Flere medlemmer – særligt yngre
• Initiativer:
  • Flyers og PR
  • Messer (fx Fredericia)
  • Samarbejde med Sverige/Norge og andre klubber

9. Hjemmeside

• Udfordringer med:
  • Stabilitet
  • Opdatering
• Beslutning:
  • Hjemmesiden skal gennemgås/fornyes.
  • Ekstern vurdering igangsættes.

10. Øvrigt

• Klubben sender blomster ved dødsfald (ca. 500 kr.).
• Rallykonto administreres af Ole.
• Budget skal fremover være strammere og realistisk.

Beslutninger (kort opsummering)

• ✅ Ny sokkel til vandrepokal (34 pladser)
• ✅ Bestilling af 2 nye skilte
• ✅ Per Thomsen indstilles som årets medlem
• ✅ Arrangementer skal fremover altid bruge klubkonto
• ✅ Kontingentmodel fremlægges på generalforsamling
• ✅ Hjemmeside skal revideres

Opfølgninger

• Søren: Undersøge og bestille skilte
• Ole: Tjekke revisions-/økonomipraksis
• Bestyrelsen:
  • Informere om kontobeslutning
  • Forberede oplæg til generalforsamling
• Rasmus / Hans Christian:
  • Arbejde med annoncører og samarbejdspartnere
• Hjemmeside: Vurdering og evt. ny løsning