Referat af Bestyrelsesmøde d. 18.december 2025

Referat – RR Bestyrelsesmøde (Tema: Medlemskab)

1. Arrangementer

• Julefrokost 7. februar: Tilmelding er åben. Der var udfordringer med synligheden på mobilen, men arrangementet ligger på hjemmesiden.
• Kristi Himmelfarts Rally: Teaser lagt op – tilmelding ikke åbnet endnu.
• Værkstedsbesøg Frederikssund: Planlagt hos Kenneth Nielsen.
• Kommende arrangementer: Udstilling i Køge, forårsarrangement, whisky-destilleri-besøg, hotelpakker og internationale gæster (Sverige, Polen, Tyskland).

2. Medlemskab & kontingent – hovedtemaet

2.1 Overordnet enighed

Bestyrelsen er enige om en enkel og fleksibel model:

• Danske medlemmer betaler kun dansk kontingent til den danske afdeling.
• Engelsk kontingent betales direkte af medlemmerne selv til moderklubben i England.
• Den danske klub følger ikke op på, om medlemmer faktisk betaler til England.

2.2 Hvorfor denne model?

• Undgå administrativt besvær og valutarisiko (pundet har svinget 7,5–12,5 kr.).
• Engelsk kontingent-opkrævning fra Danmark er dyrt (op til 7.500 kr. i gebyrer blev nævnt som eksempel).
• Sverige og Norge bruger allerede en lignende abonnement-model (blad + adgang til events).
• Medlemmer skal selv stå for deres engelske medlemskab – klubben blander sig ikke.

2.3 Brug af betegnelser

• Enighed om ikke at kalde det “klub” for engelske forhold – bedre at bruge:
  • forening,
  • community,
  • abonnementsordning.
• Vigtigt for korrekt oversættelse og fremtidige juridiske vurderinger.

2.4 Adgang og rettigheder

• Medlemskab (DK + evt. ENG) giver adgang til:
  • Skandinavisk magasin,
  • arrangementer i DK/NO/SE,
  • login til webside.
• Årsnåle og æresudmærkelser er kun et engelsk fænomen og håndteres ikke af DK.

3. Vedtægter & juridik

• Svenske vedtægter gennemgået – bruges som inspiration.
• Ingen formelle regler for “preliminary club” i Sverige → modellen kan kopieres i DK.
• Mindre tekst = færre juridiske problemer.
  Derfor anbefales en kort, simpel og præcis vedtægtslinje om medlemskab.
• Per (juridisk kontakt) skal hjælpe med at formulere vedtægtsændringer.
  Ole sender materiale, når konkret indhold foreligger.

4. Kommunikation, hjemmeside og tekniske forhold

• WordPress bruges – addons kræver vedligehold.
• Kalender og forside viser ikke altid arrangementer ens → planlagt oprydning.
• Fotogalleri ønskes forenklet (kun biler, én side per bil).
• PDF‑materiale fra andre lande giver problemer pga. konverteringsomkostninger (7–8 kr. pr. side).
• Rykker‑mails og påmindelser udsendes fremover mere konsekvent.

5. Kontingentopkrævning og administration

• Girokort følger medlemsbladet.
• Mange mails går til udmeldte → behov for bedre synkronisering af medlems- og maillister.
• Reminders udsendes.
• Stempel på breve indført for synlighed.
• Udlæg for damemærker mv. afregnes efter kvittering.

6. Bladet og annoncer

• Bladet er pænt forbedret – helsidesbilleder, flot opsætning.
• Danmark bidrager for lidt med artikler → opfordring til flere danske indlæg.
• Fast prisliste for annoncer fastholdes.
• Flere firmaer vælger Facebook over betalte annoncer.

7. Årsmøde Økonomi og budget

• Budget næsten klar; underskudsgaranti kun hvis budget godkendes.
• Indtægter omkring 400.000 kr.
• Arrangementer skal balancere økonomisk – ingen store underskud accepteres.
• Hotelrabat og pakkeløsninger undersøges.

8. Næste skridt & mødeplan

• Arbejdsdag/bestyrelsesmøde planlægges for at færdiggøre:
  • vedtægtsændringer,
  • model for medlemskab,
  • tekst til hjemmeside,
  • kontingentkommunikation.
• Forslag nævnt: 29. januar.
• Materiale udsendes i god tid inden generalforsamling (krav: 1 måned før).

Konklusion

Bestyrelsen er enige om:

1. Medlemmer betaler selv til England – dansk klub opkræver kun dansk kontingent.
2. Vedtægterne skal forenkles – så lidt tekst som muligt.
3. Modellen skal ligne den svenske – fleksibel og administrativt let.
4. Ingen ændring i praksis for adgang til arrangementer – alle er velkomne.
5. Bedre kommunikation, kalenderstyring og teknisk oprydning på hjemmesiden.